Démarche CNIL: tout ce que vous devez savoir

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Dans de nombreuses entreprises, les balises GPS de géolocalisation sont aujourd’hui en plein essor : gérer son activité, optimiser les trajets, surveiller les voitures et camions… Les outils de gestionnaire de flotte deviennent indispensables.

La géolocalisation de ces véhicules est régie en France par la CNIL (commission nationale de l’informatique et des libertés). En effet, si la géolocalisation des employés est légale, de nombreuses règles doivent toutefois être mises en place afin de respecter la vie privée de chacun. Si ces règles ne sont pas respectées, un employé peut alors refuser un dispositif de géolocalisation dans son véhicule. Il est donc important au moment d’équiper votre flotte de véhicules d’y faire attention.

geolocalisation-1024x735Quels sont les droits des employés ?
- vos employés doivent être mis au courant de l’installation d’un dispositif de géolocalisation de gestion de flotte. Une simple note sur le tableau de service suffit.
- ils peuvent avoir accès aux données enregistrées les concernant, sur demande de leur part.
- ils ne peuvent être géolocalisés en dehors du temps de travail. Les alertes de nos balises peuvent être désactivées, et nous travaillons de plus sur une solution disponible très prochainement afin de créer un bouton marche/arrêt sur les balises.
- les données ne doivent pas être accessibles par tous et doivent être protégées au minimum d’un mot de passe, comme c’est le cas sur notre interface MYGEOTRACEUR.

Les données de votre suivi de flotte sont conservées sur notre interface 3 mois maximum. Cependant, vous pouvez par exemple sur notre logiciel de gestion de flotte automobile les télécharger de la façon dont vous le souhaitez pour les garder sur votre ordinateur : HTML ou format PDF par exemple.

Les balises GPS doivent être déclarées par le biais d’un formulaire sur le site de la CNIL (déclaration simplifiée de conformité à la norme n°51 ou déclaration normale). C’est l’employeur qui doit faire cet déclaration en temps qu’utilisateur du système GPS/GSM/GPRS. Après réception du récépissé, la solution peut être mise en route. Cela vous fera gagner du temps et un gain de productivité, et aussi donc de l’argent!

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Comment remplir cette déclaration ? Il faut vous rendre à cette adresse: https://www.cnil.fr/fr/vos-demarches-en-ligne puis,

> cliquer sur ‘déclarer mon fichier
> cocher « travail »
> cliquer sur « vérifier »
> cliquer sur l’onglet « Déclaration » (vérifiez que vous en bien en tant que professionnel tout en haut à droite)
> cliquer « ajouter à ma sélection » le NS051: « GEOLOCALISATION DES VEHICULES DES EMPLOYES »
> cliquer sur « ma sélection (1) » en haut à droite
> cliquer sur « j’accède au formulaire ».

Vous arrivez ensuite directement sur le formulaire que vous devrez remplir afin d’être déclaré. C’est une démarche qui ne vous prendra que quelques minutes, et vous pourrez alors sereinement suivre votre flotte de véhicules !

Que se passe-t-il après l’envoi du formulaire ?
- la CNIL vous envoie un accusé de réception par email dans la journée
- vous recevrez par la suite  un courrier de la CNIL approuvant votre demande au maximum une semaine plus tard

Pour plus d’infos, rendez-vous sur http://www.geoflotte.fr/content/95-la-geolocalisation-et-la-cnil .

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