Géolocalisation : Une législation stricte.
La géolocalisation des flottes automobiles peut créer des débats au sein des entreprises désirant la mettre en place. Il faut savoir que cette pratique est régie par des règles strictes qui permettent à la géolocalisation d’être un outil de choix pour la gestion des forces commerciales. Cette solution de suivi saura satisfaire aussi bien les personnes décisionnaires que les collaborateurs de tous niveaux. Voyons ensemble comment la législation permet d’utiliser les balises GPS pour optimiser les prestations des entreprises tout en respectant les droits des salariés.
Comment mettre en place un système de géolocalisation en entreprise ?
Depuis l’entrée en vigueur du règlement général sur la protection des données, le fameux RGPD, le 25 mai 2018, il n’est plus obligatoire de déclarer à la CNIL les systèmes de géolocalisation des employés. Cependant, certaines mesures sont à mettre en place pour être conforme aux règles. Voici les 5 étapes à suivre :
1- Dans le cadre de la RGPD, certaines entreprises ont l’obligation de nommer un délégué à la protection des données (DPO). Si vous disposez d’un DPO au sein de votre société, demandez-lui conseil et assistance sur ce sujet. Il est chargé de la protection des données de votre entreprise.
2- Certains projet nécessitent une analyse d’impact sur la protection des données. C’est l’étude d’impact sur la vie privée (PIA). Pour être en conformité, deux éléments sont à prendre en compte :
- Le respect des principes et droits fondamentaux, régis par la loi.
- La gestion des risques liés à la sécurité des données. Ce sont des mesures internes à l’entreprise pour protéger les données.
3- Vous devez inscrire votre fichier dans le registre des activités de traitement tenu par votre entreprise.
4- Ensuite, vous devez informer vos employés sur les conditions de traitements de leurs données. Vous en ferez de même pour toutes personnes susceptibles de voir leur données collectées par votre société.
5- Dernière étape, vous devez prévoir des mesures de sécurités adaptées au regard des risques.
Vous ne savez pas par où commencer ? GEOTRACEUR a réuni les documents mis à disposition par la CNIL. L’objectif est de faciliter le déploiement de votre solution de géolocalisation tout en étant en accord avec la politique actuelle en matière de protection de données :
- Guide pratique de sensibilisation au RGPD pour les TPE/PME
- Exemple de mentions d’information à destination du personnel.
- Guides pour réaliser un PIA.
- Modèle de Registre.
Vous pouvez vous informer sur l’application de la RGPD via ce Guide sur la sécurité des données personnelles.
Quels usages pour la géolocalisation ?
La géolocalisation peut être utilisée dans le cadre d’une prestation de service. Elle peut s’avérer utile pour évaluer la facturation applicable à une prestation de transport de biens ou de personnes.
La balise GPS peut aussi garantir la sécurité des salariés, des marchandises et des véhicules. En cas de vol par exemple, grâce à une interface ou une PC de géo-surveillance, vous saurez où se trouve l’élément portant une balise.
Avec un traçage permanent de votre flotte automobile, vous pourrez effectuer une meilleure allocation des moyens pour des interventions terrains. Cela signifie que si l’un de vos clients a un besoin urgent nécessitant vos services, vous pouvez envoyer votre salarié le plus proche de la zone.
La mise en place de cette solution peut être justifiée par le fait de respecter une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en œuvre d’un dispositif de géolocalisation en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés (ex : transport de fonds…).
L’employeur peut également installer ce dispositif pour contrôler le respect des règles d’utilisation du véhicule. Dans le cas de l’affectation d’un véhicule de service, le salarié ne pourra utiliser celui-ci que durant les heures de travail. La balise GPS du véhicule peut donc uniquement envoyer une alerte lorsque que ce dernier est en mouvement après les heures de services. Il faut dans ce cas précis, bien différencier le véhicule de service et le véhicule de fonction pour lequel les règles sont différentes.
Tout cela nous amène donc aux conditions d’utilisation de la CNIL.
Limites de la géolocalisation.
Certaines pratiques quant à la volonté de mettre en place un suivi de votre parc automobile sont prohibées. La géolocalisation ne peut pas être utilisée pour contrôler si le salarié respecte les limitations de vitesse. Un employeur n’a pas le droit non plus d’exploiter les données GPS d’une balise pour contrôler un salarié en permanence et ne peut pas non plus suivre quiconque en dehors du temps de travail, cela inclut par exemple les trajets du domicile à l’entreprise, de l’entreprise au domicile et comprend également les temps de pause. Notez bien que les représentants du personnel ne peuvent pas être géolocalisés dans le cadre de leur mandat.
Dernier point pour lequel un suivi GPS est interdit : le calcul du temps de travail des employés si un autre dispositif existe déjà.
Utilisation des données de la géolocalisation.
Les salariés doivent au préalablement être informés que des balises GPS seront installées dans leur voiture. Ils peuvent s’opposer à l’installation d’un service de géolocalisation des véhicules professionnels si les conditions de la CNIL ne sont pas respectées par l’employeur. Les informations collectées comme les dates, les heures de circulation, les trajets effectués peuvent être consultés à tout moment par l’employé.
Un employé a le droit de désactiver la collecte d’informations ou la transmission des données de géolocalisation en dehors du temps de travail. Attention à bien effectuer cette manœuvre hors des heures de travail car l’employeur a un droit de contrôle sur le nombre ou la durée des désactivations. Il sera en droit de demander des justifications au salarié concerné et sanctionner tous abus éventuels.
En clair, les données pouvant être enregistrées dans le cadre d’une géolocalisation sont le nom, le prénom, les coordonnées professionnelles, le matricule interne, le numéro de plaque d’immatriculation du véhicule, les données relatives aux déplacements des employés et enfin les données complémentaires associées à l’utilisation du véhicule.
Ces données ne peuvent être données à quiconque que si elles représentent un intérêt particulier et indispensable. Cela signifie par exemple qu’aucun client ou donneur d’ordre ne peut demander les informations collectées dans le cadre de la géolocalisation.
Conservation des données de géolocalisation.
En temps normal, les données récoltées par le système de géolocalisation ne doivent pas être conservées plus de 2 mois. Dans le cas d’une utilisation d’optimisation des prestations ou encore pour marquer les débuts et fins de prestations (quand ce n’est pas déjà effectué par le biais d’un autre outil), les données peuvent être conservées 1 an. Dans le cadre du suivi du temps de travail, le temps de conservation des données peut s’élever à 5 ans. Toutes ces informations sont bien évidement à vérifier au cas par cas.
Conclusion
Le suivi de vos flottes de véhicules de géolocalisation est strictement encadré. Pour résumer, ce dispositif doit être utilisé dans un objectif d’optimisation de vos prestations ou pour vous assurer de la bonne utilisation des véhicules mis à la disposition des salariés. Utilisez la balise GPS a bon escient pour votre entreprise peut réellement vous aider dans l’organisation et la gestion de vos missions quotidiennes, ce qui favorisera la croissance de votre activité.